Paperless-ngx – Dokumentenmanagement für Unternehmen

Paperless-ngx ist eine der besten Open-Source-Lösungen für die digitale Dokumentenverwaltung. Die Einrichtung erfordert jedoch technisches Know-how. Von der Systemumgebung über OCR bis zu Backups und Updates. Genau hier setzten wir an.

Installation & Einrichtung

Die Installation erfolgt bewusst bare metal, direkt auf dem System und ohne Docker: transparenter, wartungsfreundlicher und ohne zusätzliche Abstraktionsschicht, die im Fehlerfall die Diagnose erschwert.

  • Native Installation von Paperless-ngx samt aller Abhängigkeiten (Python-Umgebung, Datenbank, Redis, OCR-Tools)
  • OCR-Konfiguration für Deutsch und weitere Sprachen bei Bedarf
  • Sichere Anbindung per HTTPS/Reverse Proxy
  • Einrichtung automatischer Backups
  • Konfiguration von Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und Automatisierungsregeln nach Kundenanforderungen
  • Anbindung von Scannern bzw. Einrichtung von Konsum-Ordnern
  • Übernahme und Migration bestehender Dokumentenbestände

Wartung

Damit das System zuverlässig läuft, übernimmen wir auch die laufende Pflege.

  • Regelmäßige Updates von Paperless-ngx und der Systemumgebung
  • Überwachung von Backups und Systemzustand
  • Zeitnahes Einspielen von Sicherheitsupdates
  • Proaktive Fehlerbehebung, bevor Probleme spürbar werden

KI-gestützte Dokumentenklassifizierung

Auf Wunsch verbinden wir Paperless-ngx mit einem lokal betriebenen KI-Agenten, der eingehende Dokumente automatisch analysiert und klassifiziert.

  • Automatische Zuordnung von Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen
  • Vorschläge für Titel und Ablagestruktur auf Basis des Dokumentinhalts
  • Läuft vollständig lokal — keine Dokumente verlassen die eigene Infrastruktur
  • Deutliche Zeitersparnis bei der täglichen Ablage, besonders bei großem Dokumentenaufkommen

Support

Bei Fragen oder Problemen im Alltag stehen wir zur Seite.

  • Unterstützung bei der täglichen Nutzung
  • Anpassung von Automatisierungsregeln und Workflows
  • Fehleranalyse und -behebung
  • Erweiterungen bei wachsenden Anforderungen, etwa mehr Nutzer oder neue Integrationen

Für wen ist das interessant?

  • Privatpersonen, die ihre Unterlagen digitalisieren möchten, aber keine aufwendige Eigeneinrichtung wollen
  • Unternehmen und Selbstständige, die eine DSGVO-konforme, selbst gehostete Alternative zu Cloud-DMS-Lösungen suchen
  • Alle, die Wert auf Datenschutz legen und ihre Dokumente nicht in fremden Clouds speichern möchten