Amicron Artikeldaten vorbereiten
Die Datenbasis entscheidet über den Erfolg
Bevor Artikeldaten aus Amicron Faktura nach WordPress, WooCommerce oder in ein anderes Websystem übertragen werden können, müssen die vorhandenen Daten sauber vorbereitet sein.
Die eigentliche technische Schnittstelle ist dabei oft nicht der größte Aufwand.
Viel entscheidender ist die Frage, ob die vorhandenen Artikeldaten vollständig, eindeutig und logisch strukturiert sind.
Je besser die Daten in Amicron vorbereitet sind, desto einfacher und zuverlässiger funktioniert später die Übertragung.
Was soll später auf der Website sichtbar sein?
Der erste Schritt besteht darin festzulegen, welche Informationen auf der Website oder im Webshop überhaupt angezeigt werden sollen.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Artikelnummer
- Artikelbezeichnung
- Kurzbeschreibung
- Langbeschreibung
- Preise
- Artikelgruppen
- Varianten
- Bilder
- technische Eigenschaften
- Gewicht und Abmessungen
- Datenblätter
- PDF-Dokumente
- weitere produktbezogene Informationen
Alle Informationen, die später automatisiert auf der Website dargestellt werden sollen, müssen vorher in geeigneter Form vorhanden oder eindeutig dem jeweiligen Artikel zuordenbar sein.
Fehlen diese Informationen, müssen sie vor der eigentlichen Übertragung ergänzt werden.
Artikelnummern müssen eindeutig sein
Die Artikelnummer ist in vielen Projekten eine der wichtigsten Informationen.
Sie dient häufig als eindeutige Verbindung zwischen Amicron, Bildern, Dokumenten und der späteren Darstellung auf der Website.
Deshalb sollte jede Artikelnummer eindeutig und dauerhaft sein.
Problematisch wird es beispielsweise, wenn:
- Artikelnummern mehrfach verwendet werden
- Artikelnummern nachträglich geändert werden
- unterschiedliche Schreibweisen verwendet werden
- Bilder und Dokumente keinen Bezug zur Artikelnummer haben
Je eindeutiger die Artikelnummern aufgebaut sind, desto einfacher können später automatisierte Prozesse darauf zugreifen.
Artikelgruppen müssen vorab geplant werden
Für einen Webshop sind Produktgruppen beziehungsweise Kategorien eine zwingende Voraussetzung.
Auch auf einer reinen Informationsseite sind sie bei größeren Artikelbeständen notwendig, damit Besucher Produkte sinnvoll finden können.
Diese Struktur sollte möglichst bereits in Amicron vorbereitet sein.
Es reicht nicht aus, alle Artikel in einer einzigen großen Liste zu führen und die Kategorien später ausschließlich in WordPress aufzubauen.
Dadurch würde eine zweite, unabhängige Datenstruktur entstehen, die ebenfalls laufend gepflegt werden müsste.
Deshalb sollte frühzeitig festgelegt werden, welche Artikelgruppen benötigt werden und welche Artikel zu welcher Gruppe gehören.
Die Artikelgruppen sollten zur späteren Website passen
Eine intern gewachsene Artikelstruktur ist nicht automatisch auch für Kunden verständlich.
Artikelgruppen, die im Unternehmen seit Jahren verwendet werden, können für die Darstellung im Internet ungeeignet sein.
Deshalb sollte geprüft werden, ob die vorhandenen Gruppen auch für die spätere Navigation auf der Website sinnvoll sind.
Typische Fragen sind:
- Versteht ein Kunde die Bezeichnung der Artikelgruppe?
- Ist die Gruppierung logisch und übersichtlich?
- Sind Artikel eindeutig zugeordnet?
- Gibt es zu viele oder zu wenige Gruppen?
- Werden Untergruppen benötigt?
- Gibt es Artikel, die in mehrere Bereiche gehören?
Diese Fragen sollten geklärt werden, bevor mehrere tausend Artikel neu zugeordnet werden.
Die Zuordnung großer Artikelbestände kann sehr aufwendig sein
Bei einigen Dutzend Artikeln lässt sich eine neue Artikelstruktur noch relativ einfach manuell herstellen.
Bei mehreren tausend Artikeln sieht das völlig anders aus.
Wenn 5.000 Artikel einzeln geöffnet, geprüft und einer neuen Artikelgruppe zugeordnet werden müssen, entsteht schnell ein erheblicher Arbeitsaufwand.
Gerade hier sollte geprüft werden, ob sich Zuordnungen automatisieren lassen.
Ein einfaches Beispiel:
Alle Artikelnummern, die mit „1“ beginnen, sollen einer bestimmten Artikelgruppe zugeordnet werden. Artikelnummern, die mit „2“ beginnen, sollen einer anderen Gruppe zugeordnet werden.
Wenn eine solche Regel eindeutig ist, kann sie mit einem Script in sehr kurzer Zeit auf tausende Datensätze angewendet werden.
Eine manuelle Bearbeitung könnte dagegen mehrere Tage in Anspruch nehmen.
Artikelvarianten müssen eindeutig zusammengehören
Ein weiterer wichtiger Punkt sind Artikelvarianten.
Viele Produkte gibt es in mehreren Farben, Größen oder Ausführungen.
Auf einer Website möchte man diese Produkte häufig nicht als viele voneinander unabhängige Artikel darstellen.
Stattdessen soll ein Hauptartikel angezeigt werden und der Besucher wählt die gewünschte Variante aus.
Damit dies möglich ist, muss bereits in Amicron klar erkennbar sein, welche Artikel zusammengehören.
Es muss beispielsweise definiert sein:
- welcher Artikel der Hauptartikel ist
- welche Unterartikel oder Varianten dazugehören
- welche Eigenschaft die Variante unterscheidet
- welche Artikelnummer zur jeweiligen Variante gehört
- welcher Preis zur Variante gehört
- welcher Lagerbestand zur Variante gehört
Wenn diese Beziehungen in Amicron nicht eindeutig vorhanden sind, können sie später auch nicht zuverlässig nach WordPress oder WooCommerce übertragen werden.
Beschreibungen müssen strukturiert vorhanden sein
Auch Artikelbeschreibungen werden häufig erst spät berücksichtigt.
Für eine gute Produktdarstellung reicht eine kurze Artikelbezeichnung oft nicht aus.
Je nach Produkt können zusätzliche Texte notwendig sein, beispielsweise:
- Kurzbeschreibungen
- ausführliche Produktbeschreibungen
- technische Merkmale
- Anwendungsbereiche
- Lieferumfang
- Hinweise zur Verwendung
Auch hier gilt: Wenn diese Informationen später automatisiert auf der Website erscheinen sollen, müssen sie in einer strukturierten Form vorhanden sein.
Ein Text, der nur in einer externen Word-Datei oder in einer E-Mail vorhanden ist, lässt sich nicht automatisch einem Artikel zuordnen.
Bilder und Dokumente müssen eindeutig zuordenbar sein
Produktbilder, Datenblätter und technische Dokumente gehören ebenfalls zur Vorbereitung des Artikelstamms.
Die Dateien müssen nicht zwingend direkt in Amicron gespeichert sein, aber es muss eine eindeutige Verbindung zum jeweiligen Artikel geben.
Das kann beispielsweise über Artikelnummern, Dateinamen oder definierte Zuordnungen erfolgen.
Bei großen Datenbeständen ist diese Struktur besonders wichtig.
Wenn 2.000 Artikel jeweils drei Bilder besitzen, müssen bereits 6.000 Bilder zuverlässig den richtigen Artikeln zugeordnet werden.
Welche Artikel sollen überhaupt ins Internet?
Nicht jeder Artikel, der in Amicron vorhanden ist, muss automatisch auf der Website erscheinen.
Es kann interne Artikel, Ersatzteile, Hilfsartikel oder alte Produkte geben, die nicht öffentlich dargestellt werden sollen.
Deshalb sollte eine eindeutige Regel vorhanden sein, anhand derer erkannt werden kann, welche Artikel für die Website freigegeben sind.
Diese Information sollte möglichst direkt in Amicron gepflegt werden.
Dadurch kann der Export automatisiert entscheiden, welche Artikel berücksichtigt werden und welche nicht.
Pflichtfelder müssen definiert werden
Für eine zuverlässige Übertragung ist es sinnvoll, bestimmte Informationen als Pflichtfelder zu definieren.
Ein Artikel sollte beispielsweise nicht für die Website freigegeben werden, wenn wichtige Daten fehlen.
Je nach Projekt können Pflichtfelder beispielsweise sein:
- Artikelnummer
- Artikelbezeichnung
- Artikelgruppe
- Preis
- Beschreibung
- mindestens ein Artikelbild
Welche Pflichtfelder tatsächlich notwendig sind, hängt vom jeweiligen Projekt ab.
Wichtig ist, diese Regeln vorab festzulegen.
Datenqualität lässt sich automatisch prüfen
Bei großen Artikelbeständen ist es kaum möglich, jeden Datensatz regelmäßig manuell zu kontrollieren.
Viele Prüfungen können deshalb automatisiert erfolgen.
Ein Prüfprogramm kann beispielsweise erkennen:
- Artikel ohne Artikelgruppe
- Artikel ohne Preis
- Artikel ohne Bild
- doppelte Artikelnummern
- Varianten ohne Hauptartikel
- ungültige oder fehlende Dateizuordnungen
- unvollständige Beschreibungen
Solche Prüfungen helfen, Fehler zu erkennen, bevor die Daten auf der Website veröffentlicht werden.
Der Artikelstamm verändert sich laufend
Die Datenvorbereitung ist keine einmalige Aufgabe.
Auch nach dem ersten erfolgreichen Export verändert sich der Artikelstamm laufend.
Neue Artikel kommen hinzu, bestehende Artikel werden geändert und andere Artikel werden aus dem Sortiment genommen.
Deshalb sollte bereits bei der Vorbereitung festgelegt werden, wie diese Änderungen später erkannt werden.
Ein guter Prozess muss nicht nur den heutigen Datenbestand abbilden, sondern auch zukünftige Änderungen zuverlässig verarbeiten können.
Neue Artikel müssen dieselben Regeln erfüllen
Ein häufiges Problem entsteht dann, wenn der bestehende Artikelstamm einmalig sehr sorgfältig aufbereitet wird, neue Artikel später aber wieder nach alten Gewohnheiten angelegt werden.
Dann verschlechtert sich die Datenqualität schrittweise wieder.
Deshalb müssen die neuen Regeln auch Bestandteil der zukünftigen Artikelpflege sein.
Wer einen neuen Artikel anlegt, sollte wissen, welche Informationen zwingend benötigt werden, bevor dieser Artikel auf der Website erscheinen kann.
Löschen oder deaktivieren?
Auch der Umgang mit alten Artikeln sollte definiert werden.
Ein Artikel, der nicht mehr verkauft oder dargestellt werden soll, kann beispielsweise gelöscht, deaktiviert oder als nicht mehr verfügbar gekennzeichnet werden.
Für die spätere Synchronisation ist wichtig, dass dieser Status eindeutig erkannt werden kann.
Andernfalls besteht die Gefahr, dass längst entfernte Artikel weiterhin auf der Website erscheinen.
Automatisierung statt tausender manueller Änderungen
Gerade bei bestehenden Datenbeständen sind häufig viele Änderungen notwendig, bevor die Daten für eine Website geeignet sind.
Bei mehreren tausend Artikeln sollte dabei immer geprüft werden, welche Arbeiten sich automatisieren lassen.
Mit individuellen Scripts können beispielsweise:
- Artikelgruppen automatisch zugeordnet werden
- Felder ergänzt oder korrigiert werden
- Artikelnummern geprüft werden
- Texte vereinheitlicht werden
- fehlende Daten erkannt werden
- Variantenbeziehungen kontrolliert werden
- große Datenmengen in einem Arbeitsschritt bearbeitet werden
Solche Automatisierungen können aus mehreren Tagen manueller Arbeit unter Umständen wenige Minuten oder Stunden machen.
Amicron und Firebird
Amicron verwendet eine Firebird-Datenbank.
Gerade bei umfangreichen Datenbeständen kann ein direkter technischer Zugriff auf die Datenbank hilfreich sein, um Daten zu analysieren, zu prüfen oder gezielt aufzubereiten.
Mit Programmiersprachen wie Python lassen sich individuelle Werkzeuge erstellen, mit denen große Datenmengen nach klar definierten Regeln verarbeitet werden können.
Das ersetzt nicht die saubere Planung der Datenstruktur, kann die Umsetzung aber erheblich beschleunigen.
Erst die Datenstruktur, dann die Schnittstelle
Bei der Planung einer Verbindung zwischen Amicron und WordPress oder WooCommerce wird häufig zuerst nach einem Plugin oder einer Schnittstelle gesucht.
Das greift zu kurz.
Die wichtigste Frage lautet zunächst:
Sind die Artikeldaten so aufgebaut, dass sie überhaupt sinnvoll automatisiert verarbeitet werden können?
Wenn Artikelgruppen, Varianten, Bilder, Beschreibungen und Freigaben sauber strukturiert sind, wird die eigentliche technische Übertragung wesentlich einfacher.
Wenn diese Struktur fehlt, kann auch eine technisch gute Schnittstelle das Grundproblem nicht lösen.
Wir unterstützen Sie bei der Vorbereitung Ihrer Artikeldaten
Wir unterstützen Sie dabei, bestehende Amicron-Daten zu analysieren und für die spätere Verwendung in WordPress, WooCommerce oder anderen Websystemen vorzubereiten.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Analyse des vorhandenen Artikelstamms
- Planung einer geeigneten Artikelstruktur
- Überarbeitung von Artikelgruppen
- Vorbereitung von Varianten
- Definition notwendiger Pflichtfelder
- Prüfung von Artikelnummern und Zuordnungen
- Strukturierung von Bildern und Dokumenten
- automatisierte Datenprüfungen
- Entwicklung individueller Scripts
- Vorbereitung für den späteren Export
Der Aufwand, der in eine saubere Datenstruktur investiert wird, spart später häufig ein Vielfaches an Zeit und vermeidet unnötige Nacharbeiten.
Sprechen wir über Ihren Artikelstamm
Sie möchten Ihre Amicron-Daten für eine Website oder einen Webshop vorbereiten?
Dann sehen wir uns gemeinsam mit Ihnen an, wie Ihre Daten heute aufgebaut sind, wo mögliche Probleme liegen und welche Arbeiten sinnvoll automatisiert werden können.
Rufen Sie uns an – wir führen gerne ein unverbindliches Gespräch mit Ihnen.