Amicron Artikelbilder und Dokumente
Bilder und Zusatzinformationen sind ein wesentlicher Teil des Artikelstamms
Bei der Vorbereitung von Artikeldaten für WordPress oder WooCommerce stehen häufig zuerst Artikelnummern, Preise und Beschreibungen im Mittelpunkt.
In der Praxis verursachen jedoch gerade Artikelbilder, PDF-Dateien, Datenblätter und andere Dokumente einen erheblichen Teil des Aufwands.
Diese Inhalte müssen nicht nur vorhanden sein. Sie müssen auch eindeutig dem richtigen Artikel zugeordnet werden können.
Je größer der Artikelbestand ist, desto wichtiger wird eine saubere und möglichst automatisierte Verwaltung dieser Dateien.
Artikelbilder werden häufig massiv unterschätzt
Bei wenigen Artikeln ist die Bearbeitung von Produktbildern meist kein großes Problem.
Bei mehreren tausend Artikeln ändert sich die Situation jedoch vollständig.
Ein einfaches Beispiel:
2.000 Artikel mit jeweils drei Bildern ergeben bereits 6.000 Bilder.
Diese 6.000 Bilder müssen möglicherweise kontrolliert, umbenannt, skaliert, zugeschnitten, mit einem Logo versehen und anschließend dem richtigen Artikel zugeordnet werden.
Schon bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von nur 30 Sekunden pro Bild entstehen rund 50 Arbeitsstunden.
Bei einer Minute pro Bild sind es bereits rund 100 Arbeitsstunden.
Und dabei ist noch nicht berücksichtigt, dass Bilder möglicherweise erst gesucht, fotografiert, nachbearbeitet oder einem Artikel eindeutig zugeordnet werden müssen.
Welches Bild gehört zu welchem Artikel?
Eine der wichtigsten Voraussetzungen ist die eindeutige Zuordnung zwischen Bild und Artikel.
Es reicht nicht aus, mehrere tausend Bilder in einem Verzeichnis gespeichert zu haben.
Das System muss erkennen können, welches Bild zu welchem Artikel gehört.
Eine solche Zuordnung kann beispielsweise über folgende Merkmale erfolgen:
- Artikelnummer im Dateinamen
- definierte Bildnummern
- eindeutige Dateinamen
- Verknüpfungen im Artikelstamm
- separate Zuordnungstabellen
Je klarer diese Regel definiert ist, desto einfacher kann die spätere Verarbeitung automatisiert erfolgen.
Hauptbild und zusätzliche Bilder
Bei vielen Produkten gibt es nicht nur ein Bild.
Es kann beispielsweise ein Hauptbild geben und mehrere zusätzliche Detailbilder.
Dann muss eindeutig festgelegt sein, welches Bild als erstes angezeigt werden soll und welche weiteren Bilder dazugehören.
Ein mögliches Schema könnte beispielsweise so aussehen:
- 12345-1.jpg = Hauptbild
- 12345-2.jpg = zweites Bild
- 12345-3.jpg = drittes Bild
Solche eindeutigen Regeln erleichtern die automatische Verarbeitung erheblich.
Einheitliche Bildgrößen und Formate
Produktbilder stammen häufig aus unterschiedlichen Quellen.
Ein Teil wurde möglicherweise selbst fotografiert, andere Bilder stammen vom Hersteller und wieder andere wurden vor Jahren in einer anderen Größe gespeichert.
Dadurch entstehen schnell sehr unterschiedliche Dateiformate, Auflösungen und Seitenverhältnisse.
Für eine saubere Darstellung auf einer Website sollten möglichst einheitliche Regeln gelten.
Dazu gehören beispielsweise:
- einheitliche maximale Bildgröße
- einheitliches Dateiformat
- sinnvolle Dateigröße
- geeignete Bildqualität
- einheitliche Seitenverhältnisse, wenn erforderlich
- klare Benennung der Dateien
Diese Regeln sollten festgelegt werden, bevor tausende Bilder bearbeitet werden.
Dateigröße und Ladezeit
Ein Bild kann technisch korrekt sein und trotzdem für eine Website ungeeignet.
Sehr große Bilddateien führen zu langen Ladezeiten und erhöhen unnötig den Speicherbedarf.
Ein Foto mit mehreren Megabyte Dateigröße muss für eine Produktdarstellung in vielen Fällen nicht unverändert verwendet werden.
Bei mehreren tausend Bildern summiert sich auch der Speicherbedarf sehr schnell.
Deshalb sollten Bilder für die Verwendung im Web entsprechend aufbereitet und optimiert werden.
Logos und Wasserzeichen automatisch einfügen
Viele Unternehmen investieren erheblichen Aufwand in gute Produktbilder.
Diese Bilder können anschließend relativ einfach von anderen Websites übernommen und für deren eigene Angebote verwendet werden.
Eine Möglichkeit, dies zumindest zu erschweren, ist das Einfügen eines Firmenlogos oder Wasserzeichens.
Bei wenigen Bildern kann dies manuell erfolgen.
Bei mehreren tausend Bildern ist eine manuelle Bearbeitung jedoch kaum sinnvoll.
Hier kann ein Script automatisiert ein Logo oder Wasserzeichen in alle Bilder einfügen.
Dabei können beispielsweise Position, Größe und Abstand einheitlich festgelegt werden.
Bildbearbeitung automatisieren
Viele wiederkehrende Arbeiten an Artikelbildern lassen sich automatisieren.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Bilder automatisch umbenennen
- Bilder verkleinern
- Bilder auf ein bestimmtes Format bringen
- Dateiformate konvertieren
- Logos oder Wasserzeichen einfügen
- Vorschaubilder erstellen
- mehrere Bilder einem Artikel zuordnen
- fehlende Bilder erkennen
- doppelte Bilder erkennen
- nicht zuordenbare Dateien protokollieren
Gerade bei großen Datenbeständen kann eine solche Automatisierung viele Stunden oder Tage manueller Arbeit einsparen.
Fehlende Bilder automatisch erkennen
Bei mehreren tausend Artikeln ist es kaum möglich, manuell zu kontrollieren, ob tatsächlich jeder Artikel ein Bild besitzt.
Ein automatischer Prüfprozess kann beispielsweise feststellen:
- welche Artikel kein Bild haben
- welche Artikel nur ein Hauptbild besitzen
- welche Bilder keinem Artikel zugeordnet werden können
- welche Dateien beschädigt sind
- welche Bildnamen nicht dem festgelegten Schema entsprechen
Das Ergebnis kann anschließend als Liste ausgegeben werden, sodass nur die tatsächlich fehlerhaften Datensätze manuell kontrolliert werden müssen.
Artikelbeschreibungen gehören ebenfalls zur Produktdarstellung
Neben Bildern sind auch Texte ein wesentlicher Bestandteil einer guten Produktseite.
Eine kurze Artikelbezeichnung reicht im Internet häufig nicht aus.
Je nach Produkt können beispielsweise folgende Informationen sinnvoll sein:
- Kurzbeschreibung
- ausführliche Produktbeschreibung
- technische Eigenschaften
- Anwendungsbereiche
- Materialinformationen
- Lieferumfang
- Hinweise zur Verwendung
Auch diese Informationen sollten möglichst strukturiert vorhanden und eindeutig dem richtigen Artikel zugeordnet sein.
PDF-Dateien und technische Unterlagen
Gerade bei technischen Produkten reicht die eigentliche Artikelbeschreibung oft nicht aus.
Zusätzliche Dokumente können für Kunden sehr wichtig sein.
Dazu gehören beispielsweise:
- Datenblätter
- Bedienungsanleitungen
- Montageanleitungen
- Sicherheitsinformationen
- Maßzeichnungen
- Zertifikate
- Produktbroschüren
- weitere PDF-Dokumente
Auch hier muss eindeutig erkennbar sein, welches Dokument zu welchem Artikel gehört.
Dokumente benötigen ebenfalls eine klare Namensstruktur
Wenn PDF-Dateien manuell benannt wurden, entstehen häufig sehr unterschiedliche Dateinamen.
Für eine automatisierte Verarbeitung ist das problematisch.
Sinnvoll ist daher ein eindeutiges Namensschema.
Ein Beispiel könnte sein:
- 12345-datenblatt.pdf
- 12345-anleitung.pdf
- 12345-masszeichnung.pdf
Über die Artikelnummer kann die Datei anschließend automatisch dem richtigen Produkt zugeordnet werden.
Ein Artikel kann mehrere Dokumente besitzen
Genau wie bei Bildern können auch mehrere Dokumente zu einem Artikel gehören.
Ein Produkt kann beispielsweise gleichzeitig ein Datenblatt, eine Bedienungsanleitung und eine Maßzeichnung besitzen.
Deshalb sollte auch hier bereits in der Datenstruktur berücksichtigt werden, dass eine beliebige Anzahl zusätzlicher Dateien einem Artikel zugeordnet werden kann.
Neue Dateien müssen ebenfalls automatisch berücksichtigt werden
Die erste Aufbereitung der vorhandenen Bilder und Dokumente ist nur ein Teil der Aufgabe.
Im laufenden Betrieb kommen neue Artikel hinzu und bestehende Artikel erhalten neue Bilder oder Dokumente.
Deshalb muss auch hier ein dauerhafter Prozess definiert werden.
Neue Dateien sollten nach denselben Regeln benannt und abgelegt werden wie der bestehende Datenbestand.
Nur so kann die spätere Übertragung dauerhaft zuverlässig funktionieren.
Was passiert mit alten Bildern und Dokumenten?
Auch Dateien können veralten.
Ein Produkt erhält vielleicht ein neues Datenblatt, ein neues Bild oder eine überarbeitete Bedienungsanleitung.
Dann muss geklärt werden, ob die alte Datei ersetzt, archiviert oder vollständig entfernt werden soll.
Ohne klare Regeln kann es passieren, dass auf der Website veraltete technische Unterlagen oder falsche Produktbilder angezeigt werden.
Bilder und Dokumente sollten Teil des laufenden Datenprozesses sein
Produktbilder und Dokumente dürfen nicht als einmaliges Zusatzprojekt betrachtet werden.
Sie gehören genauso zum laufenden Artikelstamm wie Preise, Beschreibungen und Artikelgruppen.
Wenn ein neuer Artikel angelegt wird, sollte daher bereits geklärt sein:
- welche Bilder benötigt werden
- wie diese Bilder benannt werden
- wo sie gespeichert werden
- welche Dokumente erforderlich sind
- wie diese Dateien dem Artikel zugeordnet werden
Nur wenn diese Regeln Teil der täglichen Artikelpflege werden, bleibt die Datenqualität dauerhaft erhalten.
Automatische Prüfung vor der Veröffentlichung
Vor der Übertragung nach WordPress oder WooCommerce kann es sinnvoll sein, Bilder und Dokumente automatisch zu prüfen.
Ein entsprechender Prozess kann beispielsweise feststellen, ob:
- das Hauptbild vorhanden ist
- die Bildgröße innerhalb der festgelegten Grenzen liegt
- der Dateiname korrekt ist
- das Dateiformat unterstützt wird
- notwendige PDF-Dateien vorhanden sind
- Dateien eindeutig dem Artikel zugeordnet werden können
Fehler können dadurch erkannt werden, bevor ein Artikel auf der Website veröffentlicht wird.
Bei großen Datenmengen ist Automatisierung entscheidend
Die entscheidende Frage lautet bei mehreren tausend Artikeln nicht, ob sich eine einzelne Datei manuell bearbeiten lässt.
Die entscheidende Frage lautet:
Wie lässt sich derselbe Arbeitsschritt zuverlässig auf tausende Dateien anwenden?
Genau hier können individuelle Scripts einen großen Unterschied machen.
Ein einmal erstellter automatisierter Prozess kann dieselben Regeln auf hunderte oder tausende Bilder und Dokumente anwenden.
Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass die Daten einheitlich aufbereitet werden.
Wir unterstützen Sie bei der Aufbereitung
Wir unterstützen Sie dabei, vorhandene Bilder, Dokumente und Artikelinformationen so zu strukturieren, dass sie zuverlässig für WordPress, WooCommerce oder andere Websysteme verwendet werden können.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Analyse vorhandener Bilder und Dokumente
- Entwicklung einer sinnvollen Dateistruktur
- Definition eindeutiger Namensregeln
- automatische Zuordnung von Dateien zu Artikeln
- automatische Bildgrößenanpassung
- Konvertierung von Bildformaten
- Einfügen von Logos oder Wasserzeichen
- automatische Prüfung fehlender Dateien
- Aufbereitung großer bestehender Datenbestände
- Entwicklung individueller Scripts
Gerade bei mehreren tausend Artikeln kann eine durchdachte Automatisierung den Unterschied zwischen einem überschaubaren Projekt und hunderten Stunden manueller Arbeit ausmachen.
Sprechen wir über Ihre Artikelbilder und Dokumente
Sie möchten Ihre vorhandenen Bilder, Datenblätter und Dokumente für eine WordPress-Seite oder einen Webshop aufbereiten?
Dann sehen wir uns gemeinsam mit Ihnen an, wie Ihre Dateien heute organisiert sind, wie sie den Artikeln zugeordnet werden können und welche Arbeiten sich sinnvoll automatisieren lassen.
Rufen Sie uns an – wir führen gerne ein unverbindliches Gespräch mit Ihnen.