Amicron und WooCommerce
Vom Artikelstamm zum funktionierenden Webshop
Wenn Artikeldaten aus Amicron Faktura nicht nur auf einer Website dargestellt, sondern direkt verkauft werden sollen, kommt mit WooCommerce eine weitere Ebene hinzu.
Die reine Darstellung von Artikeln ist dabei nur der erste Schritt.
Sobald Kunden über den Webshop bestellen können, entstehen zusätzliche Prozesse rund um Lagerbestand, Zahlung, Auftragsbearbeitung, Versand, Rücksendungen und Buchhaltung.
Deshalb sollte ein WooCommerce-Shop nicht isoliert betrachtet werden.
Ein Webshop ist Teil eines gesamten Geschäftsprozesses.
Die Grundlage muss bereits funktionieren
Bevor ein Verkaufsprozess aufgebaut wird, sollte die Übertragung der Artikeldaten aus Amicron bereits zuverlässig funktionieren.
Dazu gehört insbesondere, dass:
- Artikel richtig übertragen werden
- Artikelgruppen korrekt dargestellt werden
- Varianten richtig zusammengehören
- Bilder und Dokumente eindeutig zugeordnet sind
- Preisänderungen übernommen werden
- neue Artikel automatisch hinzukommen
- alte oder deaktivierte Artikel korrekt behandelt werden
Wenn diese Abläufe noch nicht stabil sind, sollte man den Verkaufsprozess nicht zusätzlich komplizierter machen.
Deshalb kann es sinnvoll sein, zunächst eine reine Informationsseite aufzubauen und WooCommerce erst in einem zweiten Schritt zu ergänzen.
Der Unterschied zur reinen Informationsseite
Auf einer Informationsseite werden Artikel lediglich dargestellt.
Ein Kunde kann Produkte ansehen, Bilder betrachten, technische Informationen lesen und sich über Preise oder Varianten informieren.
Mit WooCommerce kommt der eigentliche Verkauf hinzu.
Damit ändern sich die Anforderungen wesentlich.
Aus einer reinen Datenübertragung wird ein vollständiger Prozess, der vom Artikelstamm bis zur abgeschlossenen Bestellung reicht.
Welche Artikel dürfen verkauft werden?
Eine wichtige Frage ist, welche Artikel überhaupt im Webshop angeboten werden sollen.
Nicht jeder Artikel, der in Amicron vorhanden ist, muss automatisch online verkauft werden.
Es sollte daher klar definiert sein, welche Artikel für den Webshop freigegeben sind.
Diese Entscheidung sollte möglichst bereits in Amicron erkennbar sein, damit die Auswahl der Artikel automatisiert erfolgen kann.
Je besser diese Information strukturiert hinterlegt ist, desto weniger manuelle Nacharbeit ist später in WooCommerce notwendig.
Preise müssen eindeutig sein
Bei einer Informationsseite ist ein falsch dargestellter Preis bereits problematisch.
In einem Webshop kann ein falscher Preis jedoch direkte wirtschaftliche Auswirkungen haben.
Deshalb muss eindeutig festgelegt werden, welcher Preis aus Amicron an WooCommerce übertragen wird.
Je nach Unternehmen können dabei unterschiedliche Preislisten, Kundengruppen oder Steuersätze eine Rolle spielen.
Diese Regeln müssen vor der Umsetzung geklärt sein.
Lagerbestand und Verfügbarkeit
Sobald Artikel verkauft werden, wird auch der Lagerbestand wichtig.
Ein Kunde sollte möglichst nicht einen Artikel bestellen können, der tatsächlich nicht verfügbar ist.
Daher muss geklärt werden, wie der Lagerbestand zwischen Amicron und WooCommerce behandelt wird.
Typische Fragen sind:
- Soll der aktuelle Lagerbestand im Webshop angezeigt werden?
- Soll ein Artikel automatisch als nicht verfügbar markiert werden?
- Dürfen Artikel trotz fehlendem Lagerbestand bestellt werden?
- Wie werden Reservierungen behandelt?
- Was passiert bei Verkäufen über andere Vertriebskanäle?
Gerade wenn Artikel gleichzeitig im Geschäft, telefonisch und über den Webshop verkauft werden, muss der Lagerbestand zuverlässig behandelt werden.
Artikelvarianten im Webshop
Varianten spielen in einem Webshop eine besonders wichtige Rolle.
Ein Artikel kann beispielsweise in mehreren Größen, Farben oder Ausführungen erhältlich sein.
Der Kunde soll dabei nicht mehrere nahezu identische Produkte sehen, sondern ein Produkt mit entsprechenden Auswahlmöglichkeiten.
Damit das funktioniert, muss bereits in Amicron klar erkennbar sein, welche Unterartikel zu welchem Hauptartikel gehören.
Auch Preise, Lagerstände und Artikelnummern der einzelnen Varianten müssen korrekt zugeordnet sein.
Mehr über die Vorbereitung von Artikeldaten und Varianten erfahren
Bestellungen müssen zurück nach Amicron
Mit dem Webshop entsteht eine neue Datenrichtung.
Bei einer Informationsseite fließen Artikeldaten hauptsächlich von Amicron zur Website.
Bei einem Webshop entstehen dagegen zusätzlich Bestellungen, die wieder in den internen Geschäftsprozess übernommen werden müssen.
Es muss daher geklärt werden, wie eine Bestellung aus WooCommerce nach Amicron gelangt.
Wird automatisch ein Auftrag angelegt?
Muss die Bestellung zuerst kontrolliert werden?
Wie werden Kundendaten übernommen?
Wie werden Versandkosten und Zahlungsarten behandelt?
Wie werden Varianten und Artikelnummern eindeutig zugeordnet?
Je klarer dieser Ablauf definiert ist, desto weniger manuelle Arbeit entsteht später.
Der Verkaufsprozess beginnt nach dem Klick auf „Bestellen“
Mit dem Eingang einer Bestellung ist der Prozess nicht abgeschlossen.
Eigentlich beginnt an dieser Stelle erst der operative Teil.
Es muss geklärt werden:
- Ist die Ware tatsächlich lagernd?
- Wann wird die Bestellung freigegeben?
- Wann wird bezahlt?
- Wann wird ein Lieferschein erstellt?
- Wann wird eine Rechnung erstellt?
- Wie wird die Ware verpackt?
- Wie wird das Versandetikett erstellt?
- Wie erhält der Kunde eine Trackingnummer?
- Wie wird die Bestellung abgeschlossen?
Diese Prozesse müssen zum vorhandenen Arbeitsablauf im Unternehmen passen.
Wie soll bezahlt werden?
Ein Webshop benötigt in der Regel mehrere Zahlungsarten.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Kreditkarte
- PayPal
- Vorauskasse
- Kauf auf Rechnung
- Zahlung bei Abholung
- weitere Online-Zahlungsdienste
Die Auswahl der Zahlungsarten ist aber nur ein Teil des Prozesses.
Entscheidend ist auch, wie der Zahlungseingang weiterverarbeitet wird.
Es muss beispielsweise erkennbar sein, ob eine Bestellung bereits bezahlt wurde und ob die Ware versendet werden darf.
Auch Gebühren von Zahlungsdienstleistern und Rückzahlungen sollten bei der Planung berücksichtigt werden.
Verpackung und Versand
Nach der Bestellung muss die Ware kommissioniert, verpackt und versendet werden.
Auch dieser Prozess sollte möglichst klar strukturiert sein.
Es muss beispielsweise geklärt werden:
- Wie werden die bestellten Artikel zusammengestellt?
- Welche Verpackung wird verwendet?
- Welche Unterlagen werden beigelegt?
- Welcher Versanddienstleister wird verwendet?
- Wie werden Versandetiketten erstellt?
- Wie wird die Trackingnummer verarbeitet?
- Wie wird der Kunde über den Versand informiert?
Wenn Versanddaten manuell zwischen mehreren Systemen übertragen werden müssen, entsteht schnell unnötiger zusätzlicher Aufwand.
Rücksendungen gehören ebenfalls zum Prozess
Auch Rücksendungen sollten bereits bei der Planung berücksichtigt werden.
Dabei stellen sich unter anderem folgende Fragen:
- Wie meldet der Kunde eine Rücksendung an?
- Wie wird die zurückgesendete Ware erfasst?
- Wird der Artikel wieder dem Lagerbestand hinzugefügt?
- Wie wird eine Gutschrift erstellt?
- Wie erfolgt die Rückzahlung?
- Was passiert bei beschädigter oder unvollständiger Ware?
Je größer das Bestellvolumen wird, desto wichtiger sind klar definierte Abläufe.
Was passiert mit den Daten in der Buchhaltung?
Auch nach Versand und Zahlung ist der Prozess nicht zwingend abgeschlossen.
Die Daten müssen in vielen Unternehmen anschließend in die Buchhaltung übernommen werden.
Je nach vorhandener Lösung kann dafür eine weitere Schnittstelle notwendig sein.
Relevant können beispielsweise folgende Daten sein:
- Rechnungen
- Gutschriften
- Zahlungseingänge
- offene Posten
- Versandkosten
- Zahlungsgebühren
- Steuersätze
- Erlöskonten
- Kundendaten
Auch hier sollte möglichst vermieden werden, dass Daten mehrfach manuell erfasst werden müssen.
Der gesamte Ablauf muss zusammenpassen
Ein funktionierender Webshop besteht daher nicht nur aus WooCommerce und einer Schnittstelle zu Amicron.
Der gesamte Prozess kann vereinfacht so aussehen:
Amicron → WooCommerce → Bestellung → Zahlung → Amicron → Lager → Verpackung → Versand → Rechnung → Buchhaltung → eventuell Rücksendung
Jeder dieser Schritte erzeugt oder benötigt Daten.
Deshalb sollte bereits vor der Umsetzung geklärt werden, welches System für welche Information verantwortlich ist.
Nur so lässt sich vermeiden, dass dieselben Daten mehrfach gepflegt oder zwischen verschiedenen Systemen manuell übertragen werden müssen.
Warum der Shop häufig erst der zweite Schritt sein sollte
Ein WooCommerce-Shop bringt deutlich mehr Komplexität mit sich als eine reine Informationsseite.
Deshalb ist es in vielen Fällen sinnvoll, das Projekt in zwei Stufen umzusetzen.
Stufe 1: Artikeldaten zuverlässig darstellen
Zuerst wird der Datenfluss von Amicron zur Website aufgebaut und im laufenden Betrieb getestet.
Neue Artikel, Änderungen, Varianten, Bilder und deaktivierte Produkte müssen zuverlässig verarbeitet werden.
Stufe 2: Verkaufsprozess ergänzen
Erst wenn diese Grundlage stabil funktioniert, kommen Warenkorb, Bestellung, Zahlung, Lager, Versand und Buchhaltung hinzu.
Dadurch bleibt das Projekt übersichtlicher und Fehler lassen sich wesentlich leichter eingrenzen.
Erst die Prozesse definieren, dann die Technik auswählen
Bei einem Webshop-Projekt wird häufig sehr früh darüber gesprochen, welches Plugin oder welche Schnittstelle verwendet werden soll.
Diese Entscheidung ist wichtig, sollte aber nicht am Anfang stehen.
Viel wichtiger ist zunächst die Frage:
Wie soll der gesamte Prozess vom Artikel in Amicron bis zur abgeschlossenen Bestellung funktionieren?
Wenn Datenstruktur und Abläufe klar definiert sind, lässt sich anschließend wesentlich besser entscheiden, welche technische Lösung dafür geeignet ist.
Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung
Wir unterstützen Sie dabei, die Verbindung zwischen Amicron und WooCommerce nicht nur technisch, sondern als gesamten Geschäftsprozess zu betrachten.
Dazu gehören beispielsweise:
- Analyse Ihrer bestehenden Artikeldaten
- Vorbereitung der Datenstruktur
- Planung der Artikelübertragung
- Vorbereitung von Varianten und Artikelgruppen
- Planung der laufenden Synchronisation
- Übernahme von Bestellungen
- Planung von Lager- und Versandprozessen
- Einbindung von Zahlungsabläufen
- Planung von Rücksendungen und Gutschriften
- Betrachtung möglicher Schnittstellen zur Buchhaltung
- Automatisierung wiederkehrender Arbeitsschritte
Unser Ziel ist nicht, lediglich einen Webshop zu installieren.
Unser Ziel ist ein funktionierender Ablauf vom Artikelstamm bis zur abgeschlossenen Bestellung.
Sprechen wir über Ihren Webshop
Sie planen, Amicron mit WooCommerce zu verwenden?
Dann sollten wir uns nicht nur die gewünschte Shop-Oberfläche ansehen, sondern auch Ihre vorhandenen Daten und internen Abläufe.
Gemeinsam können wir klären, welche Voraussetzungen bereits vorhanden sind, welche Prozesse vorbereitet werden müssen und welche Arbeiten sinnvoll automatisiert werden können.
Rufen Sie uns an – wir führen gerne ein unverbindliches Gespräch mit Ihnen.