Amicron-Projekt in zwei Stufen
Zuerst die Datenbasis stabilisieren, danach den Verkauf ergänzen
Bei der Verbindung von Amicron Faktura mit WordPress oder WooCommerce ist es oft sinnvoll, das Projekt nicht in einem einzigen großen Schritt umzusetzen.
Gerade wenn viele Artikel, Bilder, Varianten und Dokumente vorhanden sind, steigt die Komplexität sehr schnell.
Zusätzlich kommen bei einem Webshop noch Bestellungen, Zahlungen, Lagerstände, Versand, Rücksendungen und Buchhaltung hinzu.
Deshalb kann es sinnvoll sein, das gesamte Projekt bewusst in zwei Stufen aufzubauen.
Stufe 1: Artikel zuverlässig im Internet darstellen
Im ersten Schritt wird WordPress als Informationsplattform verwendet.
Die Artikel aus Amicron werden auf der Website dargestellt, können aber noch nicht direkt bestellt werden.
Dadurch kann man sich zunächst vollständig auf die Datenqualität und die laufende Übertragung konzentrieren.
In dieser Phase sollte sichergestellt werden, dass:
- Artikel korrekt übertragen werden
- Artikelgruppen richtig dargestellt werden
- Varianten korrekt zusammengehören
- Bilder dem richtigen Artikel zugeordnet sind
- Beschreibungen und Dokumente richtig angezeigt werden
- neue Artikel automatisch hinzukommen
- Änderungen zuverlässig übernommen werden
- deaktivierte oder alte Artikel korrekt behandelt werden
Damit entsteht bereits eine vollwertige Produkt- oder Informationsseite.
Warum dieser erste Schritt so wichtig ist
Die laufende Übertragung der Artikeldaten ist die Grundlage für alles Weitere.
Wenn diese Prozesse nicht stabil funktionieren, entstehen später auch im Webshop Probleme.
Ein falscher Preis, eine fehlerhafte Variante oder ein veralteter Artikel ist auf einer Informationsseite bereits störend.
In einem Webshop kann daraus jedoch eine falsche Bestellung, eine Reklamation oder zusätzlicher interner Aufwand entstehen.
Deshalb sollte der Datenprozess zuerst im laufenden Betrieb getestet werden.
Die Informationsseite als Praxistest
Eine reine Informationsseite bietet die Möglichkeit, den gesamten Artikelprozess unter realen Bedingungen zu prüfen.
Dabei kann man beispielsweise feststellen:
- werden neue Artikel korrekt erkannt?
- werden Änderungen vollständig übernommen?
- funktionieren Artikelgruppen wie geplant?
- werden Varianten richtig dargestellt?
- sind Bilder und Dokumente korrekt zugeordnet?
- werden alte Artikel entfernt oder deaktiviert?
- läuft die Übertragung auch bei großen Datenmengen zuverlässig?
Fehler können in dieser Phase korrigiert werden, ohne dass bereits Bestellungen oder Zahlungen davon betroffen sind.
Der Artikelstamm bleibt nicht gleich
Ein wichtiger Grund für diese erste Projektstufe ist die Tatsache, dass sich der Artikelstamm laufend verändert.
Neue Artikel kommen hinzu, bestehende Artikel werden geändert und andere Produkte werden aus dem Sortiment genommen.
Auch Preise, Bilder, Beschreibungen und Artikelgruppen verändern sich im täglichen Betrieb.
Deshalb reicht es nicht aus, den vorhandenen Artikelbestand einmalig nach WordPress zu übertragen.
Der laufende Aktualisierungsprozess muss dauerhaft zuverlässig funktionieren.
Stufe 2: Den Verkaufsprozess ergänzen
Erst wenn die Darstellung und Synchronisation der Artikeldaten stabil funktioniert, wird im zweiten Schritt der eigentliche Verkaufsprozess ergänzt.
Dann kann beispielsweise WooCommerce eingesetzt werden.
Ab diesem Zeitpunkt kommen zusätzliche Themen hinzu:
- Warenkorb
- Bestellungen
- Zahlungsarten
- Lagerstände
- Übernahme der Bestellung nach Amicron
- Auftragsbearbeitung
- Kommissionierung
- Verpackung
- Versand
- Rechnungen
- Rücksendungen
- Gutschriften
- Buchhaltung
Der Verkaufsprozess erhöht die Komplexität des Projekts deutlich.
Warum nicht alles gleichzeitig?
Natürlich kann ein Projekt auch direkt als vollständiger Webshop gestartet werden.
In vielen Fällen bedeutet das jedoch, dass sehr viele Themen gleichzeitig gelöst werden müssen.
Artikelstruktur, Bilder, Varianten, Synchronisation, Zahlungsanbieter, Versand, Lager und Buchhaltung müssen parallel geplant, umgesetzt und getestet werden.
Dadurch wird das Projekt schwieriger zu überblicken.
Wenn ein Fehler auftritt, ist oft nicht sofort klar, ob das Problem in den Artikeldaten, in der Synchronisation, im Webshop oder in einem nachgelagerten Prozess liegt.
Bei einer zweistufigen Umsetzung lassen sich diese Bereiche deutlich besser voneinander trennen.
Weniger Komplexität bedeutet geringeres Risiko
Die Aufteilung in zwei Stufen reduziert nicht nur den technischen Aufwand zu Beginn.
Sie verringert auch das Projektrisiko.
Die erste Stufe kann unabhängig vom späteren Verkauf getestet und verbessert werden.
Erst wenn diese Grundlage funktioniert, wird die nächste Ebene ergänzt.
Dadurch müssen nicht gleichzeitig Fehler in mehreren unterschiedlichen Prozessen gesucht werden.
Ein stabiler erster Schritt schafft eine zuverlässige Basis für den zweiten.
Auch organisatorisch ist die Aufteilung sinnvoll
Ein Webshop verändert nicht nur die Technik, sondern häufig auch interne Arbeitsabläufe.
Mitarbeiter müssen sich beispielsweise mit neuen Bestellprozessen, Zahlungsstatus, Versandabläufen und Rücksendungen beschäftigen.
Wenn gleichzeitig auch die gesamte Artikelstruktur neu aufgebaut wird, kann das schnell unübersichtlich werden.
Bei einer zweistufigen Umsetzung können sich Mitarbeiter zunächst an die neue Datenpflege und die Darstellung im Internet gewöhnen.
Der Verkaufsprozess kommt erst später hinzu.
Die erste Stufe liefert bereits einen Nutzen
Eine Informationsseite ist keine unfertige Zwischenlösung.
Sie kann bereits einen erheblichen Nutzen für Kunden und Unternehmen bieten.
Kunden können Produkte online finden, technische Informationen abrufen, Bilder ansehen und sich über das Sortiment informieren.
Auch Vertriebsmitarbeiter können die Website als aktuellen Produktkatalog verwenden.
Dadurch entsteht bereits ein praktischer Mehrwert, während die Verkaufsprozesse noch vorbereitet werden.
Erfahrungen aus Stufe 1 verbessern Stufe 2
Während die Informationsseite im täglichen Betrieb genutzt wird, entstehen wertvolle Erfahrungen.
Es zeigt sich beispielsweise, welche Artikel besonders häufig angesehen werden, welche Informationen fehlen oder welche Struktur für Kunden besonders verständlich ist.
Auch Probleme bei der Datenpflege oder Synchronisation werden sichtbar.
Diese Erfahrungen können direkt in die Planung des späteren Webshops einfließen.
Dadurch wird die zweite Projektstufe auf einer wesentlich besseren Grundlage umgesetzt.
Die Datenstruktur muss auch für den späteren Shop geeignet sein
Auch wenn in Stufe 1 noch nicht verkauft wird, sollte die Datenstruktur bereits mit Blick auf den späteren Webshop geplant werden.
Dazu gehören insbesondere:
- saubere Artikelnummern
- eindeutige Artikelgruppen
- korrekte Variantenbeziehungen
- vollständige Beschreibungen
- strukturierte Bilder und Dokumente
- klare Freigaben für die Website
Dadurch muss die Datenstruktur beim Übergang zum Webshop nicht noch einmal vollständig neu aufgebaut werden.
Wann ist Stufe 1 abgeschlossen?
Die erste Projektstufe sollte nicht nach einem festen Datum beendet werden.
Entscheidend ist, ob die grundlegenden Abläufe stabil funktionieren.
Typische Kriterien können sein:
- neue Artikel erscheinen zuverlässig auf der Website
- Änderungen werden korrekt übernommen
- gelöschte oder deaktivierte Artikel werden richtig behandelt
- Artikelgruppen funktionieren dauerhaft
- Varianten werden korrekt dargestellt
- Bilder und Dokumente werden zuverlässig zugeordnet
- Fehler werden erkannt und protokolliert
Erst wenn diese Prozesse im täglichen Betrieb zuverlässig funktionieren, ist die Grundlage für die nächste Stufe geschaffen.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für Stufe 2?
Wenn die Artikeldaten stabil übertragen werden und die internen Abläufe für den Verkauf geklärt sind, kann der eigentliche Webshop ergänzt werden.
Vorher sollten unter anderem folgende Fragen beantwortet sein:
- wie werden Lagerstände behandelt?
- welche Zahlungsarten werden angeboten?
- wie werden Bestellungen nach Amicron übernommen?
- wie erfolgt die Auftragsbearbeitung?
- wie wird verpackt und versendet?
- wie werden Rücksendungen behandelt?
- wie gelangen Rechnungen und Zahlungen in die Buchhaltung?
Erst dann sollte aus der Informationsseite ein vollständiger Verkaufsprozess werden.
Auch eine schrittweise Automatisierung ist möglich
Die zweistufige Umsetzung bedeutet nicht, dass von Anfang an alles vollständig automatisiert sein muss.
Auch die Automatisierung kann schrittweise aufgebaut werden.
Zu Beginn kann beispielsweise zunächst die Artikelübertragung automatisiert werden.
Später können weitere Prozesse hinzukommen, etwa:
- automatische Datenprüfung
- Bildverarbeitung
- Bestellübernahme
- Versanddaten
- Trackinginformationen
- Buchhaltungsschnittstellen
Dadurch bleibt auch die technische Entwicklung übersichtlich und kontrollierbar.
Ein Projekt mit klaren Meilensteinen
Die Aufteilung in zwei Stufen schafft klare Projektziele.
Ein möglicher Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
- bestehende Artikeldaten analysieren
- Datenstruktur vorbereiten
- Artikelgruppen und Varianten aufbauen
- Bilder und Dokumente strukturieren
- Übertragung nach WordPress umsetzen
- laufende Synchronisation testen
- Informationsseite produktiv verwenden
- Verkaufsprozesse planen
- WooCommerce ergänzen
- Bestellung, Zahlung und Versand integrieren
Dadurch wird aus einem großen und schwer überschaubaren Projekt eine Reihe klarer und überprüfbarer Schritte.
Nicht jedes Unternehmen benötigt sofort einen Webshop
Auch langfristig ist nicht für jedes Unternehmen ein vollständiger Webshop notwendig.
In manchen Bereichen reicht eine gut gepflegte Produkt- und Informationsseite vollkommen aus.
Bestellungen können beispielsweise weiterhin telefonisch, per E-Mail oder über persönliche Beratung erfolgen.
Die erste Projektstufe kann daher entweder eine Zwischenstufe oder bereits die endgültige Lösung sein.
Wir unterstützen Sie bei beiden Projektstufen
Wir unterstützen Sie dabei, ein Amicron- und WordPress-Projekt schrittweise und übersichtlich aufzubauen.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Analyse des vorhandenen Artikelstamms
- Planung der Datenstruktur
- Vorbereitung von Artikelgruppen und Varianten
- Aufbereitung von Bildern und Dokumenten
- Aufbau der laufenden Synchronisation
- automatische Datenprüfung
- Umsetzung einer Informationsseite
- Planung der späteren WooCommerce-Erweiterung
- Analyse der Prozesse nach der Bestellung
- Automatisierung wiederkehrender Abläufe
Dabei muss nicht von Anfang an jede spätere Funktion fertig umgesetzt werden.
Wichtig ist, dass jede Projektstufe eine stabile Grundlage für den nächsten Schritt schafft.
Sprechen wir über die richtige Vorgehensweise
Sie möchten Ihre Amicron-Daten im Internet darstellen und überlegen, ob Sie sofort einen vollständigen Webshop benötigen?
Dann sehen wir uns gemeinsam mit Ihnen an, welche Daten bereits vorhanden sind, welche Prozesse zuerst aufgebaut werden sollten und ob eine Umsetzung in zwei Stufen für Ihr Projekt sinnvoll ist.
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